Как организовать электронный документооборот с дистанционными работникам

Виды дистанционной работы

Удаленной считается работа вне стационарного рабочего места. Она делится на четыре вида:

Постоянная: работник все время исполняет свои должностные обязанности дистанционно, у него отсутствует рабочее место в офисе.
Временная: работодатель отправляет на дистанционку офисного работника на срок до полугода. Не позже чем через шесть месяцев сотрудника нужно вызвать обратно в офис.
Смешанная: когда дистанционная и офисная деятельность чередуются.
Временная в опасной ситуации: некоторых или всех работников отправляют на удаленку вследствие форс-мажора, природной катастрофы. А также, когда требование перевести сотрудников на удаленку издали власти — как в случае с недавней пандемией COVID–19. Тогда не действует ограничение по сроку в полгода — это указано в ст. 312.9 ТК.

Согласно письмам Минтруда от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245 и от 27.07.2016 № 17-3/В-292, на дистанционную работу по трудовому договору нельзя взять сотрудника, проживающего за границей. С ним можно сотрудничать по ГПД.

EasyDocs помогает автоматизировать основные кадровые процессы, в том числе найм, переводы и увольнения. Вы упростите работу кадровой службы и сможете в пару кликов рассылать сотрудникам уведомления, формировать графики отпусков, оформлять командировки и предоставлять информацию по зарплате.

Как оформить дистанционную работу

Удаленку оформляют с помощью:

Трудового договора — когда новый сотрудник сразу принят на дистанционку.
Допсоглашения к трудовому договору — если уже трудоустроенного переводят на удаленный формат работы.
Приказа о переводе — если сотрудников отправляют по домам в опасной ситуации.

Как обмениваться документами

Прием нового сотрудника всегда сопровождается подписанием пакета документов. В случае трудоустройства на дистанционную работу все происходит точно так же.

Зачастую работодатель предоставляет право выбора, как удобнее обмениваться документами сотруднику: на бумаге или в электронном виде.

На бумаге по почте или с помощью курьерской доставки

В бумажном виде можно отправить письмо Почтой России или заказать курьерскую доставку. Затраты на доставку документов лежат на работодателе.

В электронном виде

Электронный документооборот с дистанционными сотрудниками регулируется статьями трудового кодекса 312.1, 312.2 и 312.3. Важный нюанс заключается в том, что включение дистанционных работников в кадровый электронный документооборот в рамках статей 22.1, 22.2 и 22.3 ТК является правом работодателя, а не обязанностью. Поэтому у работодателя здесь есть выбор:

Ради унификации процессов можно включить дистанционных работников в КЭДО в рамках статей 22.1, 22.2 и 22.3 ТК, но при этом у работодателя возникнут дополнительные обязательства. Например, необходимо принять ЛНА о КЭДО и получить у работника согласие о переходе на КЭДО. Плюс, часть кадровых документов запрещено подписывать в рамках КЭДО.
Можно не включать дистанционных работников в КЭДО и организовать электронный документооборот в рамках статей 312.1, 312.2 и 312.3 ТК. Тогда согласие работников о переходе на КЭДО не требуется и можно подписывать абсолютно все кадровые документы в электронном виде, включая приказ об увольнении работников, акт о несчастном случае на производстве и инструктажи по охране труда.

Для подписания документов в электронном варианте работодателю необходимо иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). А работнику — усиленную квалифицированную (УКЭП), усиленную унеквалифицированную электронную подпись (УНЭП) или простую электронную подпись (ПЭП).

Обмен документами осуществляется через сервис электронного документооборота (ЭДО).

Сотрудники могут работать с документами в веб-приложении на десктопе или в мобильном приложении, а также в мессенджере Телеграм; а специалист кадровой службы — в 1С:ЗУП, с которой у сервиса есть интеграция. Оставьте заявку и получите пробный доступ к EasyDocs на один месяц.

Какая электронная подпись бывает и какая нужна для подписания кадровых документов с дистанционными сотрудниками

Без электронной подписи (ЭП) подписать кадровые документы онлайн нельзя. ЭП — цифровой аналог собственноручной подписи, который позволяет подтвердить подлинность документов.

Существует несколько видов подписи:

Простая электронная подпись (ПЭП): позволяет подписывать любые кадровые документы, кроме трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора. Технология подписи не использует криптографию, поэтому, подтверждение личности подписантов и неизменности подписанного документа основано на доверии к сервису, который использовался для подписания. Требуется оформить предварительное письменное согласие между сторонами об использовании такого вида электронной подписи.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП): позволяет подписывать все кадровые документы, в том числе трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и ученические договоры. Технология подписи использует криптографию, поэтому она может подтвердить личность подписанта и неизменность документа после подписания. Требуется оформить предварительное письменное согласие между сторонами об использовании такого вида электронной подписи.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): имеет такие же технологические характеристики, как УНЭП. Главным преимуществом УКЭП является то, что это единственный тип электронной подписи, который в силу закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» признается равнозначной собственноручной подписи. Поэтому не требуется оформлять предварительное согласие об использовании такой электронной подписи в электронном документообороте.

Плюсы электронного приема на работу

1. Экономия для работодателя.

Сокращаются расходы на бумагу, печать, отправку и хранение документов. Важно, что кроме денег, работодатель экономит еще и время. Если раньше приходилось направлять документы почтой или курьером, то теперь, чтобы подключить сотрудника к кадровой системе, нужно оплатить лишь стоимость сервиса для КЭДО.

2. Удобство для сотрудников.

Вместо поездок в офис и походов на почту достаточно открыть информационную систему и поставить электронную подпись.

Процесс приема на работу не затягивается по причине долгой доставки документов, и удаленный сотрудник гораздо быстрее приступает к своим обязанностям.

3. Престиж компании.

Online-трудоустройство — пока не повсеместное явление. Поэтому возможность подписывать кадровые документы с ПК или смартфона может поднять престиж компании в глазах нового сотрудника.

Как оформить электронный документооборот с дистанционными сотрудниками

Как мы писали выше, если дистанционные работники не включены локальным нормативным актом компании в КЭДО в рамках статей 22.1, 22.2 и 22.3 ТК и электронный документооборот организован, основываясь на статьях 312.1, 312.2 и 312.3 ТК, то работодатель не обязан получать согласие работника с переходом на кадровый электронный документооборот. При этом урегулировать некоторые аспекты электронного документооборота с дистанционным сотрудником все же придется. Почему это необходимо — объясним ниже.

Использование в электронном документообороте ПЭП или УНЭП

В соответствии с законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» применение простой электронной подписи (ПЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) между сотрудником и работодателем требует предварительного письменного согласия между сторонами. Таким образом, принять удаленного работника полностью в электронном виде возможно только с использованием квалифицированной электронной подписи (УКЭП), которая не требуется письменного согласия о ее применении. При переходе на КЭДО с УНЭП или ПЭП придется подписать с сотрудником согласие на электронный документооборот с использованием выбранного типа электронной подписи.

Многие провайдеры КЭДО предлагают подписывать согласие о переходе на КЭДО с помощью простой электронной подписи, кода из СМС или установки галочки о согласии при регистрации в сервисе. Но все эти способы юридически являются аналогом простой электронной подписи и также требуют предварительного письменного согласия сторон об использовании такого типа электронной подписи.

Согласие сотрудника на электронный документооборот с использованием ПЭП или УНЭП — это основной документ, который обеспечивает юридическую значимость подписываемых документов.

Поэтому подумайте о том, как в случае трудового спора вы будете доказывать в суде, что ваш работник «поставил галочку» в сервисе и, таким образом, дал согласие на электронный документооборот со своим работодателем. Единственным 100% надежным способом является подписание согласия на бумаге. К сожалению, отказываться здесь от бумаги будет очень рискованным для работодателя.

Юридическая значимость доставки электронного документа

На работодателе лежат обязательства по своевременному подписанию с работниками многих трудовых документов. Например, информирование о запланированном отпуске, ознакомление с локальными нормативными актами и многие другие. Возникает вопрос, как обеспечить, чтобы это обязательство выполнялось надлежащим образом в случае направления работнику электронного документа.

По смыслу п. 1 ст. 165.1 ГК юридически значимое сообщение, предназначенное гражданину, должно быть направлено:

по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания;
по адресу, который гражданин указал сам, например, в тексте договора;
его представителю, если иное не предусмотрено законом и условиями сделки или не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Таким образом, работодатель должен закрепить систему электронного документооборота в качестве юридически значимого способа доставки документов, сообщений, уведомлений и т.п.

В таком случае, передача электронных документов или уведомлений через КЭДО будет считаться юридически значимой, а работник не сможет утверждать, что он не получал документы от работодателя.

Способы оформления

Если дистанционные сотрудники включены в КЭДО в рамках статей 22.1, 22.2 и 22.3 ТК, то все аспекты связанные с согласием работника с переходом на КЭДО с использованием определенного типа электронной подписи должны быть включены в регламент КЭДО.

EasyDocs предоставляет своим клиентам шаблоны локально-нормативного акта для перехода на КЭДО и бесплатно консультирует по его заполнению. Если вы задумались о переходе на КЭДО и хотите заранее проработать юридические документы, обратитесь к нам и наши специалисты ответят на Ваши вопросы.

Если электронной взаимодействие с дистанционными сотрудниками будет строиться в рамках статей 312.1, 312.2 и 312.3 ТК, то оформить юридические нюансы электронного документооборота можно несколькими способами:

Включить эти аспекты в трудовой договор с новым сотрудником или заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с действующим сотрудником.
Подписать с каждым работником отдельное соглашение об электронном документообороте с дистанционными сотрудниками.
Принять локальный нормативный акт об электронном документообороте с дистанционными работниками и ознакомить с этим актом всех работников.

Заключение

На основании изменений, которые были внесены законами № 377-ФЗ и № 407-ФЗ в ТК, у работодателей появилась возможность электронного документооборота с сотрудниками на удаленке. Также благодаря этим НПА стало возможно оформлять документы для трудоустройства в электронном виде, без необходимости посещать офис работодателя.

Изменения в трудовом законодательстве упростили не только прием на работу новых сотрудников, но и ведение кадрового делопроизводства.

Сервис EasyDocs помогает бизнесу легко перейти на кадровый электронный документооборот — без usb-токенов и сложного программного обеспечения (ПО). С его помощью можно подписывать, хранить и передавать электронные документы с любого устройства. Если нужных кадровых документов в сервисе не оказалось, вы сможете создать свои шаблоны в конструкторе.

EasyDocs полностью готов к работе с учетом особенностей процессов на «удаленке» и последних изменений в ТК по кадровому электронному документообороту (ЭДО).

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KTEej