Как убедить руководство внедрить КЭДО

Плюсы КЭДО для компании

Самый простой способ убедить руководителя внедрить КЭДО — объяснить его пользу сокращением затрат и экономией финансов. Но на деле не все так просто. 

С одной стороны, с внедрением КЭДО компания экономит на бумаге, печати и почтовых или курьерских расходах — если в ней трудятся много удаленных сотрудников.

С другой стороны, у нее возникают расходы на покупку лицензии сервиса КЭДО, установку программы, ее адаптацию под свои процессы, поддержку.

Если компания крупная, распределенная, в ней тысячи удаленных сотрудников, то, действительно, аргумент для внедрения КЭДО — экономия в деньгах. В другом случае можно обратить внимание руководства на другие преимущества КЭДО.

КЭДО помогает соблюдать трудовое законодательство

В системе можно собрать подписи и проконтролировать подписание сотрудниками всех нужных кадровых документов. 

В компании должны быть обязательные локальные нормативные акты, с которыми нужно знакомить сотрудников. Например, к таким ЛНА относятся правила внутреннего трудового распорядка, порядок обработки персональных данных, штатное расписание, график отпусков.

Если обязательных документов не будет и этот факт обнаружат проверяющие органы, компании придется заплатить штраф: должностному лицу или ИП — от 1 до 5 тысяч рублей, юрлицу — от 30 до 50 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). При повторном нарушении штраф для компании вырастет до 70 тысяч рублей.

Кроме того, сотрудников обязательно нужно ознакомить с ЛНА, которые регламентируют их работу и деятельность компании. Это значит, что нужно получить от работника подпись, что он ознакомлен с ЛНА. Если этого не сделать, компанию могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей, ИП — до 20 тысяч.

А если компания работает с персональными данными без подписанного согласия работника, ей грозит штраф от 20 до 150 тыс. руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).

Ведение документации с помощью системы КЭДО помогает поддерживать ее в порядке.

КЭДО повышает продуктивность работы кадровиков

Подписывать и отправлять документы в системе КЭДО можно буквально за секунды — это экономия времени кадровиков.

Специалисты отдела кадров всегда очень заняты, но их загруженность неравномерна: она то возрастает, то снижается. Бывают моменты, когда нужно срочно выполнить определенную задачу, например, подписать приказы о премировании сразу для нескольких тысяч сотрудников организации.

КЭДО помогает справиться с этими пиковыми нагрузками и ускоряет работу специалистов отдела кадров.

КЭДО помогает повысить удовлетворенность сотрудников

Кадровики тратят меньше времени на рутинные задачи и контроль за тем, подписали ли сотрудники все нужные документы. Это снижает вероятность ошибок, так как специалистам приходится меньше работать в авральном режиме.

Другие сотрудники тоже получают плюсы от перехода на КЭДО, ведь их больше не отвлекают по кадровым вопросам — все документы они могут подписывать в удобное время и даже с мобильного устройства, им больше не нужно приходить в кадровый отдел. Сотрудники могут сосредоточиться на основной работе, что повышает их продуктивность и мотивацию.

Даже если пользу от внедрения КЭДО не всегда можно прямо измерить в деньгах, она все равно значительна. КЭДО позволяет улучшить качество работы сотрудников и избегать нарушений трудового законодательства. Сотрудник всегда имеет доступ к архиву подписанных документов. Уволенные сотрудники не обращаются в организацию за копиями документов. По закону некоторые кадровые документы — например, трудовые договоры и допсоглашения к ним, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, совмещении должностей, поощрении нужно хранить 50 или даже 75 лет (точные сроки хранения кадровых документов утверждены в Перечне, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Барьеры при внедрении КЭДО

Внедрение любой информационной системы существенно меняет уже устоявшиеся процессы, которые есть в компании. При установке системы КЭДО организации обычно сталкиваются с такими барьерами:

• Некоторые сотрудники могут отказаться от использования КЭДО.

Если они привыкли работать с бумагами, то могут воспринимать КЭДО как нечто новое и сложное, что требует освоения. А кто-то может считать, что подписывать документы в электронном виде — небезопасно.

• КЭДО требует расходов. 

Компании понадобятся средства на лицензии и настройку системы. Если в организации работают несколько тысяч сотрудников, то внедрение КЭДО может стать существенной статьей расходов.

• У кадровиков есть страх неудачи. 

Кадровики хотят внедрить КЭДО, но их пугает вероятность технических проблем и несоответствий требованиям других подразделений. Они боятся, что поставщик услуг КЭДО может подвести, система не будет работать должным образом, а процессы не учтут всех особенностей и не смогут удовлетворить запросы юристов и специалистов по информационной безопасности.

• Непонятно, какую систему выбрать. 

На рынке несколько решений КЭДО. Возникает вопрос: что предпочесть и на какие критерии ориентироваться. В итоге руководство не может определиться, и процесс перехода на КЭДО затягивается. 

• Руководитель компании опасается, что персональные данные сотрудников не будут в безопасности.

Утечка данных грозит штрафами по п. 1 ст. 13.11 КоАП (обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законом). Компанию могут оштрафовать на сумму до 100 тыс. рублей, должностное лицо — на сумму до 20 тыс.рублей, при повторном нарушении — до 300 тыс.рублей, должностное лицо — до 50 тыс.рублей.

Как преодолеть риски и барьеры

Все указанные выше барьеры, которые мешают внедрить КЭДО, реально преодолеть. 

• Преодоление сопротивления сотрудников. КЭДО меняет сложившийся уклад в компании. Чтобы внедрить систему и довести проект до конца, нужна воля руководства. Руководитель должен взять на себя ответственность за внедрение. Что касается сотрудников, важно поговорить с ними, объяснить плюсы и причины перехода на КЭДО, а затем обучить работе системой. 

• Стоимость системы. Внедрение КЭДО — это решение всерьез и надолго. Компания будет пользоваться им десять и больше лет, поэтому расходы на внедрение оправданы. Также рекомендуем выбирать системы, в которых прозрачная политика тарифов, нет дополнительных и скрытых платежей. Так вы сможете точнее рассчитать бюджет проекта и спланировать финансы. 

Затраты мгновенно окупают себя в организациях с распределенными командами и несколькими филиалами. Для компактных организаций без удаленных сотрудников срок окупаемости возрастает, но КЭДО всегда себя оправдывает.

• Ресурсы на внедрение. Чтобы успешно внедрить КЭДО и получить от этого плюсы, нужно выделить время и ресурсы сотрудников. Кадровые специалисты и так загружены, поэтому заранее стоит найти проджект-менеджера, который возьмет на себя управление внедрением системы. Он будет взаимодействовать с провайдером, анализировать требования других подразделений, участвовать в решении технических проблем и контролировать выполнение работ.

• Выбор системы. При выборе сервиса КЭДО можно воспользоваться чеклистом для сравнения разный провайдеров, а также запросить демонстрацию его возможностей, чтобы убедиться, что интерфейс удобен сотрудникам и в системе есть все нужные функции. Например, полезны:

  • Интеграция с 1С:ЗУП — так кадровики смогут работать в привычной 1С.

  • Наличие готовых шаблонов документов и конструктор собственных шаблонов.

  • Выпуск электронных подписей для сотрудников, чтобы им не пришлось оформлять их в другом сервисе.

• Безопасность персональных данных. Платформа КЭДО должна обеспечивать безопасность данных и документов. Один из критериев надежности провайдера КЭДО — нахождение в реестре отечественного ПО. Специалисты тщательно проверяют сервисы по множеству критериев, и если платформа попала в реестр, значит, она прошла проверки. Также нет риска, что ПО отключат из-за санкций. EasyDocs входит в реестр российского ПО.

Еще один критерий информационной безопасности данных — разграничение доступа к документам и данным. Разделение по статусам и ролям позволяет контролировать, какие сотрудники и какие операции могут проводить с документом или данными.

Подведем итоги

КЭДО — это инструмент, который облегчает работу кадрового специалиста и выводит ее на новый уровень. Но внедрение КЭДО требует ресурсов и усилий со стороны руководства. 

Руководителю нужно объяснить преимущества КЭДО и возможные риски, связанные с его внедрением. Важно, что использование КЭДО позволяет контролировать подписание кадровых документов — значит, организации проще соблюдать трудовое законодательство. КЭДО — современная экологичная технология: благодаря отказу от бумажного документооборота компании помогают сохранить сотни гектаров леса, снижают расходы воды и энергии.

Внедрение КЭДО — важный шаг в карьере кадрового специалиста, который поможет ему приобрести новый опыт и знания. Такой специалист больше востребован на рынке и может рассчитывать на более высокое вознаграждение.

Руководителю следует поддержать инициативу внедрения КЭДО, чтобы обеспечить профессиональный рост и повысить эффективность работы сотрудников.

Внедрение КЭДО EasyDocs — это настройка за 5 минут, бесплатная установка с обучением кадровых специалистов и сотрудников, готовое расширение для 1С:ЗУП, а также выделенный клиентский менеджер для HR-ов. Менеджер всегда доступен в групповом Telegram-чате и готов подключиться в режиме видеоконференции для решения проблем клиента.

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8JuGBM