Как устроена матричная структура в компании
Оргструктура компании (или организационная структура) — это система, которая определяет, как иерархически организованы отношения и обязанности между разными подразделениями и сотрудниками в компании.
Она включает в себя распределение ролей, потоков информации и принятия решений. Четкая и понятная оргструктура позволяет компании эффективнее достигать своих целей.
Есть несколько типов оргструктур, например, иерархическая с четкой линией подчинения от высших уровней управления к низшим или дивизиональная, когда компания разделена на самостоятельные подразделения, каждое из которых отвечает за определенный продукт или рынок.
Матричная структура означает, что сотрудники имеют несколько руководителей. В иерархической структуре на вершине стоит гендиректор, которому подчиняются директор по финансам, по производству и т. д. Ниже стоят руководители различных подразделений, после них — руководители проектов.
Матричная оргструктура отличается от традиционной иерархии тем, что сотрудники подчиняются одновременно административному и функциональному руководителям.
Она характерна для крупных холдингов, компаний с обособленными подразделениями, филиалами. К примеру, руководитель регионального отдела продаж подчиняется директору филиала. Директор филиала — это административный руководитель. В головной компании есть директор по продажам, который является функциональным руководителем по отношению к руководителю регионального отдела продаж. Таким образом, разные кадровые вопросы, например, отпуск, сотруднику нужно согласовывать с административным и функциональным руководителями.
Плюсы и минусы матричной структуры
Матричная оргструктура сложнее иерархической, но имеет ряд преимуществ.
Гибкость. С одной стороны, дивизионам (филиалам) предоставляется автономность. С другой стороны, они встроены в общую иерархию.
Более эффективное использование ресурсов. Благодаря участию специалистов из различных подразделений можно сократить издержки и ускорить принятие решений по сравнению с иерархическими структурами.
Управляемость. Благодаря тому, что руководители на местах лучше знакомы с внешней ситуацией на рынке, конкуренцией, они быстрее принимают решения, а с высшего менеджмента снимается часть нагрузки.
Недостатки матричной структуры включают:
Сложность управления и риск возникновения конфликтов. Это происходит из-за множественности линий подчинения, которая может запутать сотрудника относительно того, кому и когда нужно отчитываться. Чтобы минимизировать путаницу, важно, чтобы каждый член команды четко понимал свои обязанности и зону ответственности.
Противоречивые указания, если административные и функциональные руководители не согласовывают свои действия. Избежать недоразумений и улучшить координацию в команде помогает прямое взаимодействие между руководителями.
Сложность согласования документов. Если в компании много сотрудников, начался период отпусков, нередко возникает неразбериха. Не все знают, с кем им нужно согласовывать заявления, часть информации неизбежно теряется.
Как КЭДО упрощает согласование документов в матричной структуре
С помощью КЭДО можно упорядочить согласование документов в матричной структуре.
Чтобы правильно настроить согласование документов в КЭДО, нужно составить оргструктуру. Проще говоря, это таблица, где видно, какая должность какой подчиняется. Ее можно настроить и в программе — например, в блоке «Зарплата и управление персоналом» 1С:ЗУП.
В EasyDocs можно настроить маршрут согласования документа. Он включает:
согласование с административным, функциональным, дополнительным руководителем или с экспертом;
подписание документа;
ознакомление с подписанным документом.
В системе есть шесть уровней маршрутов.
Общий маршрут. Это основной маршрут для всех корпоративных документов, который позволяет добавлять нужное число этапов и участников согласования. Участниками могут быть административные, функциональные или дополнительные руководители, определяемые в соответствии с организационной структурой предприятия.
При использовании матричной структуры, где у сотрудников есть не только административные, но и функциональные руководители, система EasyDocs позволяет автоматизировать процедуру согласования с этими руководителями. Для активации этой функции в настройках модуля EasyDocs для 1С:ЗУП во вкладке «Руководители» следует добавить функциональных руководителей отделов.
Для настройки необходимо указать конкретного сотрудника для каждого подразделения. Выбор происходит на основе существующих или только созданных профилей физических лиц.
Маршрут по подразделениям. Позволяет настроить маршрут для подразделений уровня –1 от единоличного исполнительного органа, включая все нижестоящие подразделения.
Маршрут по должности. Позволяет добавить маршруты с привязкой к определенной должности сотрудника. Этот маршрут имеет более высокий приоритет, чем общий маршрут и маршрут по подразделениям. Т.е. при отправке документа сотрудником на должности, указанной в этом маршруте, документ пойдет по нему, а не по маршруту по подразделению или общему маршруту.
Маршрут по документам. Это маршрут по определенному шаблону документа.
Маршрут по комплексу условий имеет более высокий приоритет, чем общий маршрут, маршрут по подразделениям, по должностям и по документам. Он применяется точечно к выбранному подразделению в сочетании с должностью и документам и не распространяет свое действие на подчиненные подразделения. Минимум одно условие по подразделению, должности или документу должно быть заполнено.
Индивидуальный маршрут по сотрудникам. Этот маршрут применяется индивидуально для выбранных сотрудников и связанных с ними документов.
Для корректной работы с маршрутами нужно синхронизировать организационную структуру компании между 1С и системой КЭДО. Это требуется для того, чтобы система КЭДО могла корректно определять принадлежность сотрудников к определенным подразделениям и должности.
С помощью EasyDocs вы будете эффективно управлять маршрутами согласования кадровых документов. Система позволяет настроить определение руководителей в соответствии с организационной структурой в системе 1С. Также EasyDocs включает удобный конструктор для настройки маршрутов документа и позволяет настраивать любое количество параллельных и последовательных согласований.
Настройка и поддержка кадровых маршрутов
В больших организациях, в которых постоянно происходят ротации, сотрудники увольняются и перемещаются между подразделениями, поддержка маршрутов кажется трудоемким процессом. Для работы с документами крупные компании часто используют СЭД — в ней тоже можно настраивать маршруты. Но в этом случае требуется отдельный специалист для администрирования маршрутов.
В системе КЭДО EasyDocs оргструктура завязана на должности руководителей, а не на конкретных сотрудников. Поэтому при замене одного из руководителей документы будут автоматически поступать новому начальнику подразделения. Если нового руководителя пока не наняли, документы в это время будут автоматически отправляться на согласование вышестоящему менеджеру.
Благодаря такой системе можно описать все разнообразие маршрутов даже в крупных организациях. Всего используется 5 ролей:
Административный руководитель — прямой руководитель сотрудника по формальной оргструктуре.
Функциональный руководитель — руководитель подразделения при матричной оргструктуре.
Дополнительный руководитель — руководитель сотрудника при проектной структуре подчиненности.
Руководитель административного руководителя — эта роль позволяет согласовывать документ с вышестоящим руководителем.
Все вышестоящие руководители — эта роль позволяет согласовывать документ со всеми вышестоящими руководителями, кроме генерального директора.
Отличие функциональных руководителей от административных в том, что административный должен быть штатным сотрудником, а функциональный — необязательно. Функциональный руководитель может быть трудоустроен в другом юридическом лице. Система позволяет предоставить ему роль в другой организации, и предоставить возможность согласовывать документы.
Таким образом, можно определить всего один маршрут, в котором, например, согласование должно произойти со всеми вышестоящими руководителями. Тогда для любого сотрудника организации система автоматически подставит цепочку руководителей, в каком бы подразделении ни работал сотрудник. То есть маршрут согласования даже для 1000 подразделений можно определить настройкой всего одного маршрута.
Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров
Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов
Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:
Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KVtzX
Начать дискуссию