Анкета кандидата и оформление новых сотрудников в КЭДО

Что такое анкета кандидата

В процессе найма персонала существует разделение функций между HR-рекрутерами и кадровиками. Рекрутеры занимаются подбором кандидатов, проводят собеседования и принимают решение о найме. Кадровики, в свою очередь, отвечают за оформление документов и ведение кадрового учета.

После успешного прохождения собеседований и принятия решения о найме соискатель заполняет анкету с личной информацией, включая данные о рождении, образовании, опыте работы и прочую информацию. Эта анкета передается в службу безопасности, где специалисты проверяют благонадежность кандидата и отслеживают другие потенциальные риски.

Каждая компания имеет свой набор проверок, соответствующий ее требованиям безопасности. Эта процедура служит дополнительным фильтром между этапом отбора кандидатов и их официальным трудоустройством.

При принятии предложения начинается процесс официального трудоустройства, при котором кандидат повторно предоставляет персональные данные в отдел кадров. Это паспортные данные, ИНН, СНИЛС и другие документы. Такое дублирование информации вызывает неудобства и поднимает вопрос о защите персональных данных. Часто информация передается по электронной почте. Это создает риски для безопасности.

Бизнесу нужен быстрый и безопасный способ собрать и обработать информацию о кандидатах. Особенно актуальна эта проблема для компаний с сезонным наймом, например, сервисов проката самокатов. Им нужно быстро набирать большое количество сотрудников — до 10 000 человек за месяц. Другой пример — агропромышленный сектор. Для него характерен набор полевых работников на сезон. 

Такой масштабный найм создает пиковую нагрузку на HR-отделы. Один из этапов их работы — сбор анкетных данных кандидатов, их оперативная проверка и загрузка в системы учета. Этот процесс должен быть максимально оперативным, чтобы помочь HR-отделу справиться с большим объемом информации в сжатые сроки.

Как работать с кандидатами в КЭДО в EasyDocs

EasyDocs позволяет автоматизировать работу с кандидатами на стыке рекрутеров и отдела кадров. Процесс работы с кандидатами состоит из 5 этапов. 

Ниже мы кратко расскажем о них:

1. Анкета кандидата

Работодатель может воспользоваться готовой анкетой EasyDocs или составить свою индивидуальную анкету в онлайн-редакторе. Анкет может быть несколько, и каждой анкете будет соответствовать свой маршрут согласования. Это важно, если в организации несколько подразделений, которые занимаются подбором или если для разных должностей применяются разные анкеты.

Рекрутер может отправить ссылку кандидату на заполнение анкеты. Важно, что при этом в систему КЭДО не передаются никакие персональные данные кандидата. Кандидат просто переходит по ссылке, дает согласие на обработку своих персональных данных и приступает к заполнению анкеты.

Раньше соискателю могли дать анкету на бумаге или в Word. Это риск, что кандидат что-то изменит в файле Word, неправильно заполнит поля, да и программа есть не у всех.

Работодатель может выбрать, использовать ли распознавание документов или кандидату нужно заполнять данные анкеты вручную. Кандидат также может поделиться своими персональными данными из учетной записи на Госуслугах, если даст на это согласие.

Заполнение личной информации кандидатом:

2. Согласование анкеты

Дальше такую анкету можно отправить на согласование по установленному маршруту, например, в службу безопасности, и настроить, кому анкета поступит на ознакомление. Согласователей может быть несколько.

Если все по маршруту согласуют анкету, система уведомляет об этом рекрутера. После этого он может сделать кандидату предложение об устройстве на работе. Если кто-то имеет возражения, то анкету можно отклонить с замечаниями, или согласовать, но оставить комментарии.

3. Трудоустройство

Если соискатель принимает предложение о работе, то начинается процесс трудоустройства. В EasyDocs кандидату не придется повторно предоставлять свои персональные данные в отдел кадров, т.к. система уже знает их.

Однако работодателю в соответствии со ст. 65 ТК и другим действующим законодательством (например, о воинском учете), потребуются дополнительные данные и документы для оформления нового сотрудника. Например, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), документы о воинском учете, документы об образовании и другие. EasyDocs позволяет работодателю определить, какие документы и данные необходимо запросить у нового сотрудника.

Рекрутер направляет кандидату приглашение на работу, в котором указывается должность и подразделение, время и место выхода на работу. Кандидату поступает электронное письмо с приглашением выйти на работу. В данном письме содержатся все данные о работе, а также ссылка на регистрацию в КЭДО EasyDocs.

Кандидат переходит по ссылке и регистрируется в системе КЭДО. На этом шаге кандидату необходимо предоставить документы и данные, которые запрашивает работодатель для трудоустройства. Например, может быть предусмотрен вопрос, является ли новый сотрудник военнообязанным. Если новый сотрудник отвечает, что является военнообязанным, то система запросит документы и сведения о воинском учете, например, военный билет, сведения о родственниках и водительское удостоверение. 

После предоставления всех необходимых данных, анкета кандидата с комплектом документов направляется в систему кадрового учета.

Параллельно с этим новый сотрудник получает сертификат электронной подписи. Такой процесс минимизирует количество шагов, обеспечивает безопасность данных, оптимизирует время самих кандидатов и рекрутеров, которые обрабатывают данные.

4.  Уведомление

Система позволяет настроить уведомление о выходе нового сотрудника на работу. В уведомление можно включить как конкретных специалистов, например, IT-специалиста, который должен подготовить компьютер, учетную запись, электронную почту и другие доступы к IT-системам, так и будущего руководителя.

5. Ознакомление с ЛНА

После того как новый сотрудник зарегистрируется в EasyDocs и получит сертификат электронной подписи, система направит ему на ознакомление локальные нормативные акты.

В зависимости от установленной сферы действия EasyDocs понимает, с какими ЛНА необходимо ознакомить нового сотрудника. Поскольку при приглашении на работу рекрутер указывает подразделение и должность нового сотрудника, то по этим параметрам EasyDocs может определить, ЛНА с какой сферой действия распространяются на нового сотрудника.

Как правило, сотруднику поступит на ознакомление:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

• Политика обработки персональных данных

• Положение о конфиденциальности

• Должностная инструкция

Кадровый специалист может отслеживать статус оформления новых сотрудников: кто и когда зарегистрировался в EasyDocs, получил электронную подпись, ознакомился с ЛНА. После ознакомления нового сотрудника со всеми ЛНА ему может быть отправлен на подпись трудовой договор.

EasyDocs предлагает удобный функционал для работы с кандидатами, ускоряет и оптимизирует работу кадрового отдела по найму новых сотрудников.

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KcDBi