Зачем нужна служебная записка и заявление сотрудника
Сотрудник компании может создавать заявления или служебные записки для различных целей: чтобы уведомить коллег о важном событии, передать инструкции, согласовать выезд в командировку. Документы могут содержать запросы, разъяснения, справочные или аналитические данные.
Процедуры оформления, регистрации, внутренней передачи и хранения служебной записки и заявлений от сотрудников регламентируют установленные в организации правила документооборота.
Служебная записка выполняет разные функции:
Информирование. С ее помощью можно пригласить сотрудников на встречи и мероприятия внутри компании или, например, или региональную выставку, обменяться идеями и передать сопутствующие документы, отчеты.
Запрос дополнительных данных или уточнение информации.
Обоснование. Помогает объяснить, например, рекламные затраты или срочные производственные потребности, списание материальных ценностей, которые больше не используются.
Урегулирование споров и разногласий между отделами.
Инструктирование. Например, отдел маркетинга может пояснять менеджерам отдела продаж, чтобы те при общении с клиентами собирали определенные данные и корректно заполняли соответствующую документацию.
Заявления от сотрудников также нужны во многих случаях: начиная от приема на работу и заканчивая заявлениями на социальный вычет, проезд к месту отпуска и обратно, материальную помощь.
Кто составляет заявление и служебную записку
Любой сотрудник организации может при необходимости написать заявление или служебную записку и адресовать ее коллеге или отделу.
Если служебная записка касается действий третьих лиц в компании, такая записка должна быть согласована с ними.
Пример: сотруднику необходимо выехать на встречу с потенциальным клиентом в другой город. Сотрудник составляет служебную записку, в которой обосновывает необходимость командировки. Маршрут согласования служебной записки направляет ее непосредственному руководителю и далее в работу кадровому специалисту. На основании согласованной служебной записки в 1С:ЗУП будет создан документ «Командировка», из которого затем будет сформирован приказ на командировку.
В системе КЭДО EasyDocs есть готовый шаблон для формирования служебных записок на командировки. Также можно воспользоваться удобным редактором шаблонов, в котором можно создавать служебные записки и заявления для сотрудников по индивидуальным требованиям компании. Система проверяет вводимую информацию при заполнении форм документов. Также вы сможете автоматически формировать документы в 1С данными из EasyDocs.
Какие есть правила к составлению служебки и заявления работника
Нет строгих унифицированных правил для составления служебных записок и заявлений, поэтому документ можно создавать в свободной форме. Однако, если определенный тип служебной записки или заявления часто используется в документообороте, работодатель может установить специфические требования к ее оформлению в соответствующем нормативном акте.
При написании рекомендуется следовать общим правилам делопроизводства — они описаны в стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016. Что касается структуры, текст записки обычно делится на две основные части: в первой части описывают факты, вызвавшие необходимость написания документа, а во второй предлагают соответствующие выводы и предложения.
Как составить записку или заявление пошагово:
Начните с указания адресата в правом верхнем углу документа. Обычно это должностные лица организации, при этом наименование должности следует указать в дательном падеже (например, директору, начальнику), а затем прописать фамилию и инициалы.
Далее в центре верхней части документа укажите наименование записки или заявления. Ниже можно добавить заголовок, который кратко описывает тему (например, заявление на предоставление материальной помощи).
Текст документа должен содержать описание событий или фактов, которые стали причиной для его написания (например, в связи с чем сотруднику нужно предоставить материальную помощь).
После этого следует прописать список приложений, указать подпись автора, расшифровку подписи и должность, а также дату составления документа.
При составлении основного текста следует руководствоваться принципами деловой коммуникации, излагать информацию ясно и понятно для получателя.
Пример. Менеджер по продажам планирует установить контакты с потенциальными клиентами на конференции. Участие в ней платное, и она проходит в рабочее время. Следовательно, нужно получить согласие руководителя на поездку сотрудника на конференцию. Бухгалтерии нужно выделить средства на билет.
Заглавие служебки может быть следующим: «Об участии в конференции «Логистика 2024». В содержании следует указать цель — установление контактов с возможными клиентами, дату и время посещения, запрос на разрешение отлучиться с рабочего места и просьбу о финансировании входного билета. Записку адресуют руководителю компании. Также потребуется предварительное одобрение начальника отдела и главбуха.
Процедуру регистрации служебной записки и заявления от сотрудника определяет принятая в организации система документооборота. Регистрация выступает гарантом того, что документ учтут, обработают должным образом и не потеряют.
Как система КЭДО помогает составлять служебные записки и заявления работников
Раньше служебные записки и заявления сотрудников создавали в обычном Word-файле, а значит, каждый сотрудник мог внести изменения в шаблон. Также были не исключены ошибки — например, сотрудник мог забыть проставить дату или не написать свою фамилию и должность.
Система КЭДО EasyDocs упрощает создание служебных записок и заявлений работников. Список документов, которые можно сформировать в системе КЭДО, обширен:
Заявление о приеме на работу.
Служебная записка на командировку.
Согласие на сверхурочную работу.
Согласие на работу в выходной день.
Согласие на увеличения объема работ.
Согласие на совмещения.
Изменение персональных данных работников.
Заявление о наличии/отсутствии конфликта интересов.
Согласие на обработку персональных данных.
Заявление на замену банковских реквизитов.
Ходатайство на доплату до 100% оклада по больничному листу.
Заявление на материальную помощь.
Заявление на удержания.
Заявление на проезд к месту отпуска и обратно.
Заявление на стандартные налоговые вычеты.
Заявление на компенсацию квартиры при релокации.
Заявление на имущественный вычет.
Заявление на социальный вычет.
Заявление на подарки.
Заявление на копии кадровых документов.
Подача сведений о застрахованном лице.
Заявление на работу из дома.
Работодатель создает в системе шаблон документа. Сотрудник не может менять сам шаблон, он только заполняет нужные поля. EasyDocs проверяет, корректно ли заполнены поля (например, в поле дата вписана именно дата, а не подпись или другой тип данных). Затем система формирует печатную форму документа в соответствии с шаблоном. Также записку или заявление можно автоматически создать в 1С.
Благодаря КЭДО вы всегда будете получать документы, заполненные по шаблону и без ошибок.
Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров
Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов
Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:
Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8JzMTA
Начать дискуссию