Зачем нужен табель учета рабочего времени и как упростить его ведение с помощью системы КЭДО

Зачем нужен табель учета рабочего времени и кто его заполняет

Табель учета рабочего времени — документ, который выполняет несколько функций:

• фиксирует время, проведенное на работе каждым сотрудником организации, учитывает отработанные и неотработанные часы;

• помогает контролировать соблюдение установленного в компании графика работы;

• на его основе рассчитывается заработная плата исходя из отработанных часов;

• помогает подготовить статистические отчеты по трудовой деятельности.

Порядок составления табеля зависит от размера и сложности организационной структуры фирмы:

• Если в организации или у индивидуального предпринимателя несколько структурных подразделений, каждый руководитель ведет учет рабочего времени своего отдела. Затем составленные табели передают в отдел кадров, где их заверяют и отправляют в бухгалтерию для расчета зарплаты.

• Если в компании или у ИП небольшой штат сотрудников и отсутствуют обособленные подразделения, ведение табеля обычно ложится на плечи одного человека — кадровика. Если отдельного специалиста нет, табель ведет руководитель компании или предприниматель.

Как вести табель

Существует два способа вести табель учета рабочего времени:

• Метод сплошной регистрации. Кадровый специалист вносит сведения ежедневно, даже если сотрудник работает стандартное количество времени каждый рабочий день, без сверхурочных часов.

• Метод регистрации отклонений. В этом случае фиксируют только дни, когда сотрудник фактически не работал или, наоборот, перерабатывал. Соответственно, в другие дни считается, что работник трудился стандартное количество часов.

1С:ЗУП позволяет вести учет рабочего времени одним из этих двух методов. Во втором случае отклонения от графика работы регистрируются документом-отклонением: «Больничный лист», «Отпуск», «Работа сверхурочно».

Табель ведут ежедневно, но сдавать в бухгалтерию его нужно 1–2 раза в месяц — зависит от того, как установлено в ЛНА или в учетной политике. При этом Минтруд в письме от 03.02.2016 №14-1/10/В-660 разъяснил, что при расчете зарплаты нужно учесть время, которое фактически отработал сотрудник. Поэтому удобно сдавать табель 2 раза в месяц, с учетом сроков выплаты зарплаты.

В случае, когда работник увольняется, табель можно заполнять по-разному:

• На увольняющегося работника за несколько дней до увольнения можно составить отдельный табель. Тогда в итоговый табель в конце месяца этого сотрудника включать не требуется, так как ему уже выдали окончательный расчет. 

• Можно включить увольняющегося в общий табель с остальными работниками и в нем указать, что сотрудник уволен с такого-то числа. Промежуточный документ можно не составлять, а отработанное время подтвердить нарядами на выполнение работ, ведомостью и др.

В какой форме заполнять табель учета рабочего времени

Работодатель вправе самостоятельно разработать форму табеля или использовать одну из унифицированных форм — Т-12 или Т-13.

Форма Т-13 проще в заполнении. Она называется «Табель учета рабочего времени» и используется, как следует из названия, для учета времени. 

Форма Т-12 включает два раздела:

• раздел 1 — «Учет рабочего времени»;

• раздел 2 — «Расчет с персоналом по оплате труда».

Некоторые записи в табеле делают на основе подтверждающих документов. Например, причины отсутствия на работе могут подтвердить медицинские справки, а запись о сверхурочной работе требует письменного согласия сотрудника.

Время работы в табеле указывают в часах и минутах.

Что будет, если не вести табель

Если не вести табель, это повлечет наложение штрафа в соответствии с ч. 1 статьи 5.27 КоАП:

• для организаций сумма штрафа составляет от 30 тыс. до 50 тыс. рублей;

• для должностных лиц или индивидуальных предпринимателей штраф составляет от 1 тыс. до 5 тыс. рублей.

В случае повторного нарушения предусмотрены более суровые меры наказания согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП:

• на должностных лиц — штраф до 20 тыс. рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет; 

• на ИП — штраф 10–20 тыс. рублей;

• на юрлиц — штраф 50–70 тыс. рублей.

Как долго нужно хранить табель

Как правило, табели рабочего времени должны храниться в течение 5 лет согласно пункту 402 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Однако в случаях, когда условия труда признаются вредными или опасными, сроки хранения табелей увеличиваются и зависят от времени завершения делопроизводства по ним:

• 50 лет для табелей, делопроизводство по которым завершено после 01.01.2003;

• 75 лет для табелей, делопроизводство по которым завершено до 01.01.2003.

Платформа EasyDocs автоматизирует сбор данных об отсутствиях работников, позволяет подписывать табель учета рабочего времени напрямую через 1С:ЗУП, выбирать подписанта и согласователя документа. Благодаря EasyDocs вы оптимизируете кадровые процессы, ускорите выполнение задач и повысите эффективность документооборота.

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8JvMem