Между тем, деятельность современного HR трудно представить без электронной подписи (ЭП). Также существуют сервисы, позволяющие автоматизировать документооборот с наёмными работниками, физическими лицами и самозанятыми. Расскажем обо всём подробнее.
Что даёт электронная подпись?
ЭП позволяет кадровику с наличием доверенности подписывать различные документы в электронной форме, не покидая своего кабинета и не расходуя бумагу на их распечатку. Её в каком-то смысле можно назвать даже более надёжной, чем подпись от руки, поскольку:
- можно точно определить лицо, которое подписало документ;
- нельзя вносить изменения в документ, который уже подписан ЭП;
- можно точно определить, в какое время и в какой день был подписан документ.
ЭП снижает риски подделки документов или их подписания «задним числом». С её помощью можно подписывать следующие типы документов:
- отчёты, локально-нормативные акты (ЛНА), внутренние документы организации, которые, как правило, направляются на ознакомление сотрудникам;
- документы для Пенсионного фонда России (ПФР), Фонда социального страхования (ФСС) и Федеральной налоговой службы (ФНС);
- трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним;
- гражданско-правовые договоры, заключаемые, например, с самозанятыми и физическими лицами.
Удостоверяющий центр СберКорус занимается выпуском ЭП для сотрудников организаций и ИП по всей России.
Автоматизация работы HR с КЭДО
К сожалению, не все работодатели готовы переходить с бумажного на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Руководители компаний опасаются, что перевод документов в цифровой вид займёт очень много времени, и что для этого придётся приостанавливать бизнес-процессы.
Вдобавок, пугает, что перевод на КЭДО потребует крупных финансовых затрат и подготовки отдельных ЛНА.
Эксперты СберКорус опровергли главные страхи перехода на КЭДО и описали выгоды цифровизации документооборота с сотрудниками:
- Постепенно перейти на КЭДО можно за срок, не превышающий одного года. За это время и HR, и сотрудники привыкнут к новой системе документооборота, освоятся с использованием сервиса..
- У многих работодателей есть удалённые работники. Взаимодействие с ними в части кадровых документов порой занимает недели — от их подготовки, распечатки до направления курьером по месту жительства сотрудника, а потом обратная приёмка. КЭДО сокращает сроки оформления документов с недель до нескольких минут. При этом риск потери или порчи документов сводится к нулю.
- Сокращается количество задач в простое. HR-департаменты смогут быстро согласовывать документы с сотрудниками и переключаться на другие задачи.
КЭДО от СберКорус работает на любых устройствах — компьютерах, планшетах, смартфонах. Поэтому, если, например, у кадровика возникла необходимость срочно согласовать документ с каким-то работником, а он находится в командировке, то ознакомиться с информацией он сможет и в другом городе с личного смартфона.
Вдобавок, в КЭДО можно перенести уже действующие в организации шаблоны кадровых документов и работать с ними. Использование сервиса не поменяет устоявшиеся бизнес-процессы, а сделают их проще.
Работа с самозанятыми и физическими лицами
Нередко на отделы кадров возлагают также обязанность вести документооборот с самозанятыми и физическими лицами, с которыми заключены гражданско-правовые договоры об оказании услуг или выполнения определённого перечня работ.
Неорганизованный документооборот — это большие риски для компании:
- Переквалификация гражданско-правовых договоров в трудовые. А это значит, что организацию могут привлечь к административной ответственности, заставят уплатить НДФЛ, страховые взносы, начислят пени и штрафы.
- Невозможность предоставления ФНС бухгалтерских документов — актов оказанных услуг или выполненных работ, чеков из приложения «Мой Налог». При отсутствии этих документов фирмы не смогут снизить свою налогооблагаемую базу.
Кадровикам рекомендуется перевести документооборот с самозанятыми и физлицами в электронную форму. В этом им может помочь сервис «Подписант», одно из главных преимуществ которого — бесплатные подключение и выпуск электронных подписей для самозанятых и физических лиц.
Достаточно направить ссылку-приглашение исполнителю, чтобы он подключился к сервису, и начать работу. Подписание документов будет занимать всего от 30 секунд.
Начать дискуссию