Зачем электронный документооборот на заводе
Сегодня предприятия в России работают в том темпе, который задают актуальные экономические условия — то есть, отвечая на непростые вызовы времени. Развитие не прекращается, объемы производства наращиваются, поскольку импортозамещение активизируется. Приходится справляться и с возрастающим объемом заказов, и все это — при дефиците рабочего персонала. А ведь параллельно необходимо выполнять и те задачи, которые никуда не делись, в том числе, заниматься кадровым документооборотом.
Можете себе представить, сколько разных документов ежедневно готовится, подписывается, согласовывается на современном производстве? А теперь попробуйте хотя бы примерно оценить, как работа с этими документами нагружает деятельность предприятия.
Нередко именно из-за этого на производстве ставятся на «стоп» ключевые рабочие процессы. Похоже на замкнутый круг. Впрочем, из него все-таки есть выход.
Документооборот и эффективность
Современное производственное предприятие в России — в каком режиме оно работает? В две, порой в три смены — иначе справиться с потоком заказов просто не получится. Рабочие могут не иметь ни одной свободной минуты, но вынуждены выкраивать из своего плотного графика время для посещения отдела кадров — регулярно появляется необходимость что-то подписать, ознакомиться с каким-либо новым актом.
На то время, пока сотрудник изучает стопки документов и ставит на них свои подписи, его работа, что логично, останавливается. А теперь представьте, если на подписание документов в отдел кадров вызвали не одного рабочего, а департамент?
Многие руководители производственных предприятий вовремя оценили масштабы возможного ущерба и оперативно перевели документооборот «в цифру» — лишь частично. Результаты не заставили себя долго ждать, однако решить проблему в той степени, в какой рассчитывали, так и не получилось.
Почему? Руководство столкнулось с тем, что многие сотрудники не хотят или просто не знают, как работать с цифровыми документами. У многих нет рабочих компьютеров, а некоторые не используют даже личные смартфоны, прекрасно обходясь кнопочными аппаратами. А без смартфона или компьютера поставить электронную подпись на документе невозможно, поэтому приходится вновь останавливать рабочий процесс и отправляться в отдел кадров.
«Почему бы не «оцифровать» кадровый документооборот полностью, а не частично?» — вопрос, который звучит вполне логично. Однако до недавнего времени такое решение представлялось, скорее, мифом, чем реальностью — в силу огромного масштаба работы и соответствующих трат на внедрение IT-систем. Но наступает время для развенчания и этого мифа.
Не знаете, с чего начать переход на КЭДО?
Забирайте полный список документов, которые вам потребуются!
Кадровый электронный документооборот для эффективности работы
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это не какая-либо отдельная и самостоятельная компьютерная программа. Это несколько процессов, которые связаны с обменом документами, их подготовкой, обработкой. Все это происходит в цифровом формате. То есть, документы уже не передаются лично в руки, а передаются через специальную систему в электронном виде. Подпись на таких документах ставится соответствующая — электронная, то есть, документы обладают юридической силой и ничем не отличаются от бумажных.
Как меняется жизнь на предприятии после внедрения такой системы? В первую очередь, оптимизируются все процессы, связанные с кадровым документооборотом — они становятся более оперативными.
Можно забыть о необходимости ходить в отдел кадров, тратить время в очереди, на подписании документов, вызывать сотрудников на подписание по телефону, оповещать его о том, что его справки и заявления готовы. А если в документе допущена неточность, его не нужно печатать и отдавать на подпись заново — все коррективы вносятся быстро, в режиме реального времени.
Какие именно процессы максимально оптимизируются в результате внедрения КЭДО на производстве:
Оформление рабочих поездок (командировок).
Оформление отпусков, в том числе, составление их графиков.
Ознакомление сотрудников с ЛНА (локально-нормативными актами).
Найм новых сотрудников.
В электронном виде делается буквально все: составляются заявления, обеспечивается ознакомление сотрудников с приказами, оформляются и подписываются трудовые договоры.
В комплексе это экономит время, которое для современного производства в России, пожалуй, один из самых ценных и важных ресурсов. Снимается лишняя нагрузка с руководителей отделов, с кадровиков, с рядовых сотрудников — все они занимаются исключительно своими делами и ни на что другое не отвлекаются.
Даже отгул легко оформляется в системе КЭДО. Там же можно оформить и переработку, получить справку из бухгалтерии или из отдела кадров. Плюс ко всему, в современном виде система КЭДО — это полноценный портал, на котором публикуются и новости компании, и важные объявления.
Как сотрудники узнают о том, что им нужно подписать акт или документ? Через КЭДО им направляют соответствующее уведомление — его можно настроить так, что оно придет и на электронную почту, и на телефон, в виде SMS. Такая рассылка без проблем настраиваться по нужному количеству получателей.
Даже у самых забывчивых или погруженных в работу сотрудников просто нет шансов не заметить напоминание и не прийти в отдел кадров в назначенный день, ведь оповещения будут приходить им ежедневно, в одно и то же время, к примеру, перед началом смены.
Системы для решения задач
Спрос на системы КЭДО со стороны российских компаний растет, и вендоры стараются его удовлетворить — на рынке регулярно появляются новые решения с разным набором функций, адаптированные под потребности разных отраслей. Есть и такие решения, которые будут одинаково эффективны и для небольшой компании, и для большого производства, и в их числе — LDM.КЭДО. Для предприятий эта система подходит идеально — во многом по той причине, что размещается она у заказчика на сервере, значит, данные будут оставаться в безопасности, а доступ к ним организован в любой момент.
В LDM.КЭДО сотрудники производственных предприятий могут направлять заявки на получение справок, подавать заявления, подписывать нужные документы — со смартфонов, компьютеров.
Разработчики подумали даже о тех, кто не пользуется смартфонами — специально для них доступ к КЭДО обеспечивается через киоски самообслуживания, которые устанавливаются прямо в производственных цехах. Такие киоски имеют вид терминалов, с которыми сотрудник может работать, используя ПИН-код или пропуск. С этой задачей под силу справиться каждому, вне зависимости от цифровой грамотности и от возраста.
Даже самые консервативно настроенные сотрудники привыкают к работе в LDM. КЭДО достаточно быстро и плавно, поскольку внедрение делится на несколько этапов. Сначала с системой знакомятся сотрудники одного направления или подразделения, затем — другого, и дальше решение развертывается уже на всем предприятии, охватывая все процессы, связанные с кадрами.
Даже в базовой версии система LDM. КЭДО полностью соответствует ключевым требованиям, которые к подобным решениям предъявляют и айтишники, и кадровики, и сотрудники служб безопасности. Что касается внедрения, то на все уходит минимальное количество времени — для предприятия, которое работает в две или в три смены, это крайне важно.
Внедрение LDM. КЭДО на современном предприятии и его результаты развенчивают устоявшийся миф о том, что на производстве реализовать электронный документооборот либо сложно, либо долго, либо дорого, либо просто невозможно.
LDM.КЭДО
Система безопасного кадрового электронного документооборота с соблюдением норм и требований законодательства
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KXBFp
Начать дискуссию