Все новое — это выход из зоны комфорта. Рассмотрим распространенные опасения по поводу перехода на безбумажный документооборот.
Сотрудники не согласятся или не будут пользоваться системой
Согласно опросам, около 95% сотрудников поддерживают идею перехода на КЭДО, потому что можно в любой момент зайти в личный кабинет и:
посмотреть расчетный лист в своем смартфоне;
проверить, сколько еще осталось дней отпуска;
свериться с отпуском коллеги;
запросить справку, не тратя время на дорогу до офиса и ожидание в очереди у кабинета отдела кадров;
мгновенно подписать договор.
Время, которое тратилось на бюрократию, можно посвятить выполнению своих прямых обязанностей. И более того, это повышает HR-бренд работодателя, его привлекательность для новых сотрудников.
Контролировать подписание документов станет сложнее
КЭДО снижает нагрузку на отдел кадров, потому что:
сама заполняет нужные поля;
напоминает имя руководителя, правильное название подразделения, наименование юридического лица;
подсказывает правильный шаблон и дату подписания документа.
Только представьте: не нужно будет искать коллег по всей территории предприятия или звонить им — система сама напомнит о неподписанных документах уведомлением на электронную почту, в «Телеграм» или корпоративном мессенджере. Оповещения для руководства работают по тому же принципу.
Законодательные аспекты
Раньше документация велась только в бумажном виде — выбора не было. Но в конце 2021 года в силу вступил новый закон, согласно которому можно перевести в электронный вид большую часть кадровых документов.
В статьях 22.1–22.3 указаны правила внедрения и ведения кадрового электронного документооборота для сотрудников, работающих в офисах и на производстве, а в статье 49.1 — для тех, кто работает удаленно.
Если раньше в систему КЭДО можно было загружать любые файлы, то с 2022 года есть четкий регламент, определяющий, что:
основная часть документа должна быть в формате PDF;
электронная подпись — в формате SGN;
описание документа — XML.
Сейчас кадровые документы могут использоваться в трудовой инспекции, судах и других организациях, поскольку соответствуют установленному Минтрудом формату.
КЭДО — это дорого и не окупается
Итак, раньше по закону документооборот был только бумажным. Но теперь, когда можно перейти в «цифру», многие ведут документооборот по привычной схеме, в то время как деньги уходят:
на закупку бумаги;
чернила и печать;
обслуживание принтеров;
логистику (это тоже нужно учитывать, особенно если большая часть коллектива работает из дома или в разных офисах или даже городах).
Такие документы, как трудовой договор, дополнительное соглашение и другие, оформляются в двух экземплярах. А значит, эти траты автоматически увеличиваются вдвое.
Помимо денег как таковых, мы тратим еще и время:
на согласование;
подписание;
доставку документов.
Согласно расчетам LDM, стоимость бумажного документооборота на 700 сотрудников с текучестью кадров 30 % в среднем составляет 16 миллионов рублей в год.
Расходы на КЭДО — это оплата лицензий и внедрения решения. Большинство таких систем предоставляется на условиях ежегодной подписки. На примере LDM.КЭДО: стоимость приобретения лицензий на 100 сотрудников составляет около 900 тысяч рублей и 7000 рублей на одного кадрового работника.
Точные затраты конкретной компании рассчитать сложно, но есть инструмент, который поможет их рассчитать: калькулятор стоимости документооборота.
Станет ли переход на КЭДО обязательным
Ожидается, что с 2025 года электронный документооборот может стать обязательным. Сейчас, пока это не так, основной драйвер развития направления — это дефицит кадров.
Вспоминается фрагмент из книги братьев Стругацких «Понедельник начинается в субботу»:
«Горбоносый стал загибать пальцы: «Нам нужен программист: а — небалованный, бэ — доброволец, цэ — чтобы согласился жить в общежитии…» — «Дэ, — подхватил бородатый, — на сто двадцать рублей». — «А как насчет крылышек? — спросил я. — Или, скажем, сияния вокруг головы? Один на тысячу!» — «А нам всего-то один и нужен», — сказал горбоносый. «А если их всего девятьсот?» — «Согласны на девять десятых».
Знакомая история: нужен специалист, но не абы какой. Где же его найти? Бывает, на вакансию откликается идеальный кандидат, но есть нюанс: он живет в Мурманске, а компания расположена в Москве. И пока тянется оформление, согласование документов и доставка заказного письма, человек может уже устроиться туда, где оформление происходит онлайн за пару кликов. Даже если предполагается работа на местах, изучение и подписание бумаг о приеме на работу отнимает целый день.
То есть с точки зрения законодательства переход на КЭДО пока не обязателен, а вот с точки зрения конкуренции за ценные кадры — да.
Подведем итоги
Внедрение КЭДО дает такие преимущества для компании и ее сотрудников, как:
Экономия времени и ресурсов. Документы оформляются, согласовываются и подписываются быстрее, не занимают места в кабинетах, ошибок становится меньше, а эффективность работы увеличивается.
Улучшение коммуникации. Обмен информацией между сотрудниками и руководством происходит быстрее и проще, а система оповещений не дает забыть о неподписанных документах.
Повышение уровня безопасности. Данные защищены от потери, кражи или повреждения, а также соответствуют требованиям законодательства к защите персональных данных. Большинство решений можно использовать в облаке, но мы рекомендуем вам выбирать решения КЭДО с возможностью размещения на собственных серверах. Это позволяет обеспечить постоянный доступ к системе и безопасность персональных данных ваших сотрудников.
Критерии выбора платформы
При выборе системы управления кадровыми электронными документами обратите внимание на следующие аспекты:
Размещение на серверах заказчика. Так вы будете уверены в информационной безопасности и будете иметь полный контроль над данными.
Понятный график отпусков, который поможет избежать недоразумений и конфликтов.
Наличие коробочной версии. Установка готового ПО позволяет перейти на КЭДО за 1–1,5 час, а еще стоит дешевле, чем собственная разработка.
Возможность изменять настройки под нужды компании. Это позволит адаптировать систему под особенности вашей организации.
Возможность провести пилотный проект или получить тестовый доступ, чтобы в реальности опробовать все функции системы.
LDM.КЭДО — это современное решение для автоматизации кадрового документооборота, которое подходит по всем параметрам. Адаптивная верстка позволяет работать с любых устройств. Сейчас компания работает над собственным приложением для еще более удобной работы. Запишитесь на демонстрацию, чтобы попробовать возможности решения.
Запишитесь на демонстрацию LDM.КЭДО или попробуйте решение в работе!
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KWduv
Начать дискуссию