Как компаниям и ИП подтвердить расходы ФНС

Расходы всегда надо подтверждать документально. Это могут быть бумаги, оформленные по российским законам или по правилам документооборота иностранных государств, если компания или предприниматель занимались внешнеэкономической деятельностью. Инспекторы обязаны принять и рассмотреть все документы, которые подтверждают расходы — напрямую или косвенно. Основание — пункт 1 статьи 252 и пункт 2 статьи 346.16 НК.

Документы для подтверждения могут быть:

• первичными, например, накладные или акты от поставщика;

• другими, например, таможенные декларации, приказы о командировке, проездные билеты.

Деньги компании может тратить подотчетное лицо — тогда все документы, которые подтверждают расходы, например, кассовый чек или счет из гостиницы, надо собрать в авансовый отчет.

Средства бизнеса на УСН можно тратить не на все — есть определенный закрытый перечень видов расходов, который можно найти в п. 1 ст. 346.16 НК. Там собраны расходы на ремонт основных средств, оплату труда и взносы, оплату командировочных и услуг связи. 

Особняком стоят расходы на покупку материальных средств — если в закрытом перечне нет подходящего пункта, то можно свериться со списком статьи 254 НК. Стоит прописать такие расходы в учетной политике компании и быть готовым подтвердить налоговой, что они были нужны для главной цели бизнеса — получения прибыли.

Кроме прямой связи с предпринимательской деятельностью, стоит соблюсти для расходов другие условия:

• Подтверждены документами, которые имеют юридическую силу: чеки, счет-фактуры или УПД, накладные, акты, бланки строгой отчетности.

• Уже совершились в полной мере, долга перед контрагентом нет.

Налоговый учет расходов на УСН ведут с помощью книги учета доходов и расходов (КУДиР). В форме четыре раздела, на УСН «Доходы минус расходы» ведут 1–3 раздел в бумажном электронном виде. 

При наступлении календарного года надо заводить новую КУДиР, а в конце отчетного периода — сшить пронумеровать и заверить подписью и печатью руководителя.

Специалисты Первой Экспертной Бухгалтерии заполнят КУДиР, а еще могут взять на себя и другую отчетность. В итоге — выстроим правильный учет расходов, а вы сможете платить меньше налогов. Посмотрите наши тарифы, чтобы подобрать себе оптимальный.

Подтверждать расходы на ОСНО имеет смысл для снижения налогооблагаемой базы налога на прибыль.

Можно обосновать две группы расходов:

• На производство и реализацию. В этой группе собраны все затраты, которые нужны для поддержания основного цикла бизнеса: зарплата сотрудникам, закупка материальных средств, амортизационные отчисления, командировочные и представительские расходы.

• Внереализационные. Они не связаны напрямую с деятельностью компании, но владелец бизнеса несет такие расходы косвенно. Например, проценты по кредитам, банковские комиссии, затраты на содержание переданного в аренду имущества, оплата судебных процессов.

Кроме производственно-реализационных и внереализационных, есть особая группа расходов — их можно списывать в пределах лимитов. Для удобства собрали все в таблицу.

Нет времени следить за порядком учета расходов?

Возьмем на себя бухгалтерский, налоговый и кадровый учет, вовремя внесем все правки в документы

Оставьте контакты, и мы вам перезвоним

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Чтобы у ФНС не было оснований для проверки, стоит признавать расходы двумя способами:

1. Метод начисления или «по отгрузке». Его могут использовать компании и ИП на общем режиме. Суть метода — учитывать реализационные расходы в момент подписания документа. Например, зарплату нужно учитывать в момент начисления, а не выплаты, а расходы на оплату услуг — в день подписания акта выполненных работ. При этом можно заявить сумму расхода сразу, а фактическую оплату провести позже.

2. Кассовый метод или «по оплате». Метод могут использовать компании, которые соблюдают условия:

• за предыдущий год сумма выручки не превышала 1 миллион рублей за квартал, учитывается каждый квартал;

• компания не занимается добычей углеводородов на море, не выдает кредиты или микрозаймы;

• не контролирующее лицо иностранных компаний.

Суть метода — учитывать расход в момент оплаты из кассы или перечисления с расчетного счета. Например, затраты на заработную плату учитываются в день их выплаты, а расходы на оплату услуг — в день перечисления суммы подрядчику.

Для учета внереализационных расходов есть особый порядок — дату признания расходов и особенности учета для каждого вида прописали в п. 7 ст. 272 НК.

Чаще всего бизнес сталкивается с сезонными расходами зимой. Популярный случай — обосновать расходы на увеличение норм ГСМ. 

И упрощенцам, и бизнесу на ОСНО надо применить повышающие коэффициенты, который утвердил Минтранс — внимательно выбрать тот, который подходит и под регион, и под тип местности, и под марку автомобиля. Если компания не укладывается в нормы Минтранса, то допустимо разработать собственные коэффициенты учета ГСМ для зимы и лета.

Чтобы обосновать сезонный расход горючего, надо составить акт контрольного заезда автомобиля, а потом прописать сроки перехода с летних норм на зимние в приказе.

На ОСНО можно учесть и другие сезонные затраты в отличие от УСН. Например, расходы на покупку обогревателей в офис или на уборку территории в зимний период. В качестве обоснования для ФНС можно ссылаться на приказы Минтруда или нормы СанПиНа, а потом оформлять локальные акты или приказы.

Виды расходов упрощенцев строго ограничены статьей 346.16 НК «Порядок определения расходов». Например, затрат на покупку обогревателей или уборку территории от снега там нет.

Кажется, что платите слишком много налогов и взносов?

Выявим налоговые переплаты и поможем сэкономить без ущерба для бизнеса

Начать экономить

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KBMds