Как автоматизировать работу с сотрудниками и тратить на неё минимум времени

Автоматизация позволяет обрабатывать сотни документов одним нажатием кнопки

Какие HR-задачи может выполнять бухгалтер

Официального описания должности бухгалтера-кадровика нет ни в одном стандарте. На практике часто бывает так, что специалисты этой профессии занимаются не только расчётом заработной платы, отпускных и больничных, но и берут на себя часть задач по адаптации новых сотрудников, организации обучения и повышению мотивации персонала. Список обязанностей может различаться в зависимости от размеров и сферы деятельности компании.

Специалисты отдела бухгалтерии могут организовывать пребординг, онбординг и адаптацию новых сотрудников. Например, в их обязанности может входить знакомство новичков с компанией, выдача чек-листов со списком необходимых документов, рассказ о внутренних распорядках. Также бухгалтер может организовать обучающие курсы для развития сотрудников и продумать мероприятия для повышения мотивации персонала.

Какие обязанности по работе с кадрами можно автоматизировать

Поскольку обязанности обучения, развития и мотивации персонала — не основные для сотрудников отдела бухгалтерии, им приходится одновременно решать множество других вопросов. Чтобы всё успеть, нужно передать часть рабочих задач специальным сервисам.

В первую очередь автоматизируют рутинные повторяющиеся задачи, для выполнения которых не требуется участие специалистов:

• Онбординг и адаптация. Знакомство новичков с компанией, должностными обязанностями и внутренними распорядками занимает много времени. При этом всю необходимую информацию новый сотрудник может получить из готового курса. Это позволяет освободить время сотрудников бухгалтерии и HR-отдела для выполнения других задач.

• Обучение и переобучение персонала. Современные платформы автоматически назначают сотрудникам нужные курсы, проводят тестирование и обрабатывают результаты. Участие специалистов в этом процессе не требуется, что позволяет компании экономить ресурсы.

• Мотивация и поощрение сотрудников. Для повышения мотивации можно использовать рейтинги, баллы и бонусы.

• Офбординг. Увольнение сотрудников — неизбежная и не самая приятная часть работы сотрудников бухгалтерии. Поэтому многие компании стараются частично автоматизировать процесс офбординга.

• Аналитика обучения. Сбор и обработка данных об обучении сотрудников позволяют выбрать правильную стратегию развития команды. Важно автоматизировать этот процесс, чтобы избежать ошибок и сократить время на аналитику.

Как автоматизировать работу с сотрудниками при помощи современных средств

Несмотря на то, что на рынке есть десятки решений для автоматизации обучения, управления и мотивации персонала, часть компаний продолжают пользоваться неэффективными инструментами. Ручная работа занимает много времени, а наличие человеческого фактора повышает риск ошибки.

Гораздо эффективнее использовать для автоматизации развития и контроля сотрудников современные LMS-платформы. LMS или Learning Management System (система управления обучением) — это решение, с помощью которого можно организовать онлайн-обучение сотрудников, от создания курсов до сбора статистики. Подробнее об автоматизации работы сотрудников можно прочитать в кейсах компании Эквио.

Возможности современных LMS выходят за рамки обучения. На платформе можно создать корпоративную базу знаний и загрузить в неё все бланки, шаблоны, рабочие документы, приказы, инструкции и т. д. Здесь же можно быстро создать обучающий курс из имеющихся материалов, назначить его сотрудникам и отслеживать процесс прохождения уроков. Также с помощью платформы LMS можно добавить элемент соревнований, сравнивая результаты персонала и награждая их баллами за успехи. Лента новостей поможет оперативно сообщать сотрудникам новости об акциях, кадровых перестановках, новых поставках, обновлениях оборудования и других важных событиях в жизни компании.

Как выбрать платформу для автоматизации

Чтобы LMS-платформа помогла разгрузить сотрудников отдела бухгалтерии и HR-специалистов, важно правильно её выбрать.

В первую очередь нужно обратить внимание на функционал. Чем больше возможностей предлагается в базовой версии платформы, тем больше задач компания сможет решить с её помощью. Даже если часть функций в настоящее время не нужна, лучше выбирать решение «с запасом», так как впоследствии переход с платформы на платформу потребует ресурсов и времени.

Важно, чтобы платформа была простой и удобной как для администраторов, так и для сотрудников. Стоит обратить внимание на наличие круглосуточной службы поддержки, которая поможет разобраться с настройками на этапе внедрение и сможет в будущем обновлять, поддерживать и вносить изменения в платформу. Также важно то, есть ли среди клиентов LMS-платформы крупные и известные компании и организации.