Позиция по расчетным листкам меняется
В письме Минтруда от 20 января 2023 года № 14-6/ООГ-296 говорится, что информировать работника о составных частях заработной платы в электронном виде могут только те компании, которые перешли на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Раньше (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560) ведомство указывало на возможность использовать любую форму извещения без ограничений.
Единственным требованием было, чтобы она закреплялась в локальном нормативном акте.
Любопытно, что ранее столичная Государственная инспекция труда (ГИТ Москвы) допускала возможность рассылать расчетные листки с помощью мессенджеров, если такой способ установлен в трудовом договоре, коллективном договоре или ЛНА (письмо ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297).
Хотя Роструд признавал, что нормами действующего законодательства выдача работникам расчетных листков с помощью мессенджера WhatsApp не предусмотрена.
Однако в конце 2022 года в ТК добавлена статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» (введена законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ).
После изменений в ТК мнение Минтруда изменилось.
Теперь официальная позиция ведомства состоит в том, что «извещение работника о составных частях заработной платы в электронном виде не будет соответствовать требованиям трудового законодательства за исключением случаев, когда в организации ведется электронный документооборот в соответствии со статьями 22.1-22.3 Кодекса».
Стоит понимать, что в письме отражено мнение Минтруда – оно носит разъяснительный характер, но не имеет силу закона. В ТК нет прямого запрета на применение электронных расчетных листков работодателями, которые не перешли на КЭДО.
В нем указывается лишь то, что порядок и форма расчетного листка должны быть прописаны в локальном нормативном акте. Чаще всего это «Порядок внутреннего трудового распорядка» (ПВТР).
Если в этом документе указано, что компания рассылает листки с помощью электронной почты, и все сотрудники с ним ознакомлены – нарушения действующего законодательства нет.
Подавляющее большинство компаний рассылает расчетные листки по электронной почте. Например, многие предприятия используют 1С, где формирование и отправка листка на почту сотруднику происходит автоматически.
Сервисами КЭДО на сегодня пользуется около 1 млн работников в России из более чем 55 млн сотрудников различных компаний. Извещение их о составе заработной платы обязательно для любого работодателя.
А значит, законодательное закрепление позиции Минтруда сделает нарушителями больше 90% компаний. И это станет ощутимым стимулом для перехода на КЭДО.
Тренд на удаленные проверки
Еще одним сигналом о неминуемой цифровизации кадрового делопроизводства является унификация документов, связанных с работой.
1 марта 2023 года вступил в силу приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, закрепляющий единые форматы электронных документов.
Если раньше их можно было оформлять в любом удобном виде, то теперь нужно следовать принятым стандартам.
Кстати для компаний, которые используют продвинутые платформы КЭДО, это новшество не добавило хлопот – форматы документов изменились в соответствии с законодательством прямо в сервисах.
Унифицированные формы документов – это подготовка к автоматизации проверок трудовой инспекцией.
Одинаковая структура файлов позволит государственным системам легко распознавать и обрабатывать данные, автоматически выявляя нарушения трудового законодательства.
Вероятно, скоро предоставление документов в электронном виде для контроля ГИТ станет обязательным – независимо от того, перешла ли компания на КЭДО.
И тогда для тех, кто использует бумажные документы, ведение двойного документооборота станет экономически нецелесообразным: проще перевести весь документооборот в цифровой вид.
Возможно, надзор в сфере трудовых отношений будет развиваться по пути налогового контроля.
Сейчас в России проходит эксперимент по налоговому мониторингу – новой форме взаимодействия бизнеса и ФНС, который предусматривает онлайн-доступ специалистов налоговой к учетным системам компании.
Вместо выездных проверок инспекторы изучают данные удаленно и сразу уведомляют о наличии нарушений. Точно так же инспекторы ГИТ смогут подключаться к системам КЭДО компаний и в режиме реального времени мониторить выполнение требований трудового законодательства.
Пока использование кадровых электронных документов – добровольное решение и для компаний, и для работников.
Однако мнение Минтруда и подготовка к автоматизации контрольных мероприятий в сфере трудовых отношений – подтверждают заметный курс на всеобщую и обязательную цифровизацию кадрового делопроизводства.
Начать дискуссию