Какие возможности открывает личный кабинет и как внедрить эту технологию в компании, рассказывает Светлана Борматова, генеральный директор АО «Гринатом Простые Решения» (входит в контур Росатома).
Как устроен цифровой личный кабинет
По данным Cnews, в 2023 году 65% компаний автоматизируют разные HR-процессы — рекрутинг, обучение, делопроизводство. И очень часто множество цифровых сервисов сложно интегрировать между собой. В бизнес-среде растет потребность в единых цифровых решениях для автоматизации целого ряда задач, включая найм, развитие, текущую кадровую работу с персоналом.
Одно из таких решений уже существует — цифровой личный кабинет. Это живая развивающаяся система, которая позволяет проводить более 90% необходимых сотруднику операций, кроме запрещенных ТК.
В ЛК нельзя подписать цифровой подписью приказ на увольнение, на дисциплинарное взыскание и пройти инструктажи по охране труда, все остальное — можно.
Что же личный кабинет «умеет» уже сейчас и что сможет предложить в будущем?
Представьте себе любое банковское приложение. Раньше их функционал позволял только переводить деньги с одного счета на другой, но сегодня через такое приложение можно управлять своими финансами во всех направлениях — в части расходов, поступлений, переводов, вкладов, инвестиций, накоплений.
Принцип работы личного кабинета во многом похож. Он также всеобъемлюще помогает управлять рабочей жизнью — в части кадровых документов, рабочих графиков, отпусков, зарплат, всевозможных документов и прочих формальных процессов, на которые, если они не автоматизированы, обычно тратится много времени и бумаги.
Личный кабинет структурирует, ускоряет и упрощает работу для всех сторон: рядовых сотрудников, кадровых специалистов и руководителей. Рассмотрим функционал для каждого.
Для сотрудника
Стандартизированный документооборот
В ЛК сотрудник получает доступ ко всем документам, с которыми когда-либо сталкивался в процессе работы: приказам, локальным нормативным актам, различным договорам и прочим. Это существенно экономит время на изучение и получение информации, ведь при трудоустройстве на человека часто сваливается «тонна» регламентов, содержание которых сложно запомнить. А с помощью личного кабинета легко в любой момент поднять нужный документ: все они находятся под рукой.
Есть расчетные листы, которые загружаются в личный кабинет. Сотрудник может в любой момент их посмотреть и разобраться, за что он получил выплату и в полном ли объеме.
В этих документах видно всю структуру оплаты труда.
Поэтому, конечно, помимо удобства и экономии времени, это еще и информированность: человек может самостоятельно найти ответ на свои вопросы в личном кабинете.
Возможность планировать отпуска и рабочий график
В личном кабинете сотрудник управляет своим рабочим временем: планирует график отпусков, получает напоминания о предстоящих сменах и об изменении режима работы, оформляет выходной день и многое другое. ЛК позволяет всего за пару кликов:
легко запланировать отпуск и согласовать его с руководителем прямо в ЛК;
оформить командировку;
получить справку или консультацию.
Обращаться к ЛК удобно и в спорных ситуациях, чтобы защитить свои права перед работодателем, ведь там хранятся данные за весь период работы сотрудника в организации.
Кроме того, это удобно для удаленной работы или гибридного графика. Без личного кабинета сотруднику пришлось бы где-то распечатывать заявление, подписывать живой подписью, искать своего руководителя, чтобы тот все согласовал, и только после этого нести документ в отдел кадров.
Если человеку нужно отреагировать на какой-то важный или срочный документ, ему приходит уведомление. Если для конкретного сотрудника существуют ограничения с точки зрения накопленного отпуска, он видит их в системе и либо соглашается, либо меняет какие-то условия. Личный кабинет позволяет все это делать очень быстро.
Настроенная кадровая логистика
Эта опция актуальна для предприятий с распределенной структурой или большой территорией, а также для удаленного персонала. Не нужно бежать за подписью в отдел кадров или передавать документы руководству в другом здании (а то и в другом городе), достаточно подать запрос через личный кабинет.
Если предприятие выпускает документы, которые нужно подписать или отправить согласие на обработку персональных данных, такие задачи тоже падают в ЛК.
Многие сервисы сейчас разрабатывают и собственные SMS-оповещения. Можно написать заявление на отпуск в разгар совещания или по дороге домой.
Взаимодействие с компанией на этапе найма
Личный кабинет позволяет соискателю познакомиться с рабочими процессами и оценить уровень цифровизации будущего работодателя уже на этапе трудоустройства. Данные кандидата вносятся в базу и, пока человек проходит подготовительные мероприятия, через личный кабинет могут оформляться какие-то необходимые для его трудоустройства документы — например, направления на медосмотр.
В настоящее время этот функционал еще развивается. Но уже сейчас есть возможность автоматически получать резюме с сайтов по поиску работы (например, НН). Плюс здесь существуют свои ограничения. Инструктаж по охране труда, конечно же, никто не будет проходить в личном кабинете: это всегда встреча, очная или онлайн, но предполагающая непосредственное живое общение. И приказ об увольнении в личном кабинете подписать тоже нельзя: помимо всего прочего, это еще и защита трудовых прав работников.
Для руководителя
Эффективное управление персоналом, в том числе дистанционно
Из личного кабинета руководитель может получить полноценную информацию о каждом сотруднике: его задачах, обязанностях, достижениях, графике работы и отпусков, карьерном росте, значимых личных событиях — например, днях рождения или смене паспортных данных.
ЛК облегчает постановку и контроль выполнения рабочих задач, контроль рабочего времени, помогает систематизировать оценку результатов и мотивировать персонал.
Кроме того, цифровой личный кабинет может стать подспорьем для управления удаленной командой. Если у предприятия есть филиалы в разных городах и странах, руководитель может координировать их работу и эффективно взаимодействовать с ними через ЛК. Так можно легко отслеживать ход выполнения задач, контролировать сроки и бюджеты, координировать действия между различными отделами и участниками проектов. Другими словами, более эффективно планировать и организовывать работу, оптимизировать бизнес-процессы.
Для HR-менеджера
Оптимизация рутинных задач
Традиционный документооборот на крупных предприятиях отнимает массу времени: в отдел кадров идет нескончаемый поток сотрудников с заявлениями, приказами, потребностями в справках и другими документами. Задачи не всегда решаются вовремя, возникают ошибки: кто-то не успел подписать акт, кто-то забыл принести договор. Личный кабинет позволяет HR-менеджеру оцифровать все процессы, увидеть на экране задачи, ускорить обмен данными с сотрудниками и проконтролировать подписание кадровых документов. Можно уделить время другим важным делам и не переживать за состояние документов.
Профессиональное развитие
Есть стереотип, что цифровые инструменты, включая и личный кабинет, могут «отобрать» у кадровика работу, и HR-менеджеров начнут массово увольнять за ненадобностью. Удивительно, что возник он на фоне нехватки на трудовом рынке по-настоящему сильных специалистов в управлении человеческими ресурсами. И цифровизация в данном случае не препятствие, а скорее трамплин к развитию профессии HR.
Бывает и так, что HR-специалисты скептически относится к личному кабинету, потому что этап внедрения любой информационной системы всегда сопряжен с определенными сложностями.
К любому новшеству надо привыкнуть. А задача отдела кадров в этой связи — объяснить выгоды от использования личного кабинета каждому сотруднику.
Но, как уже говорилось выше, автоматизированные решения облегчают кадровикам жизнь, сокращают траты времени на рутину и бюрократию. Они позволяют переключиться с «перекладывания бумажек» на серьезные интеллектуальные задачи, связанные с развитием, мотивацией, производительностью, психологией персонала, построением команды.
Цифровизация HR превращает сотрудников HR-служб в профессионалов интеллектуального труда, которые действительно занимаются людьми больше, чем бумажной работой.
Итак, цифровой личный кабинет — эффективный инструмент для современных компаний, улучшающий рынок кадровых услуг. При его грамотном внедрении многие бизнес-процессы будут автоматизированы, а бюрократические задачи решены.
Поговорим о том, что нужно для его эффективного внедрения.
Как внедрить цифровой личный кабинет. 5 основных шагов
Шаг 1. Создайте целевую матрицу процессов
Это инструмент управления, помогающий определить и описать цели и задачи, которые должны быть выполнены в каждом процессе внутри компании. Он помогает понять, какие конкретные результаты должны быть достигнуты и какие ключевые показатели производительности (KPI) будут использоваться для оценки результатов. Матрица обычно содержит:
цель процесса;
ключевые метрики успеха;
ответственных сотрудников/отделы;
сроки.
Шаг 2. Приведите всю нормативную базу компании к единому виду
Нормативные акты, заявления на отпуска, виды начислений, договоры и другие документы должны быть одинаковыми для всех сотрудников. Разрозненный документооборот всегда является препятствием к быстрому внедрению личного кабинета. Стандартизация усложняется, например, если у вас компания со сложной оргструктурой, которая включает разные юридические лица.
В этом случае может помочь делегирование кадровых процессов ОЦО — единому центру обслуживания, среди задач которого как раз унификация и стандартизация непрофильных вспомогательных функций в компаниях, а также контроль над тем, чтобы стандартизированные и унифицированные процессы не «разъехались» через несколько лет работы.
Шаг 3. Продумайте маршруты, которые будут использоваться при решении типовых задач
В некоторых компаниях этап согласования отдельного документа может проходить через несколько подразделений, поэтому важно максимально эффективно выстроить и автоматизировать процессы. Так система будет понимать, какие потоки данных синхронизировать, чтобы каждый сотрудник смог быстрее решать возникающие вопросы.
Шаг 4. Создайте схемы взаимодействия личного кабинета и кадровой системы
Если у компании уже есть система КЭДО, то при внедрении личного кабинета важно синхронизировать работу этих систем, чтобы организация кадровых мероприятий была максимально автоматизирована.
Если этого не сделать, можно получить обратный эффект — сотрудникам придется использовать два разных сервиса, решать задачи и в той, и в другой системе, в итоге трудоемкость работы возрастет.
Хотя главная задача ЛК — как раз облегчать, а не усложнять жизнь HR и другим сотрудникам.
Шаг 5. Помните о том, что процессы, внедряемые в цифровой личный кабинет, не должны противоречить трудовому законодательству
Некоторые сотрудники опасаются, что важные вопросы могут решаться дистанционно без их ведома (например, злоупотребление цифровой подписью или увольнение).
Важно дать людям понять, что функции цифрового ЛК призваны облегчать внутренние процессы, а не нарушать их права и конфиденциальность личных данных:
ЭЦП устроена так, что никто, кроме владельца, не сможет ей воспользоваться;
в цифровых системах используются специальные механизмы шифрования, криптографические защиты плюс дополнительные способы аутентификации, одноразовые пароли;
согласно ТК, КЭДО не применяется в отношении приказа об увольнении работника.
С личным кабинетом работать удобно, и дело идет к тому, что со временем он станет нормой в уважающей себя компании. Здесь можно провести аналогию с автомобилем: если раньше это была роскошь, то сейчас это необходимость для многих семей. С личным кабинетом происходит нечто похожее. Со временем такие сервисы начнут работу на каждом предприятии и будут только расширять свой функционал — в том числе, появятся на мобильных устройствах сотрудников. Это станет очень востребовано, более того — я думаю, что ЛК будет использоваться в каждом мобильном устройстве.
Начать дискуссию