Работа отдела кадров — это масса бумаг, которые нужно грамотно составить, вовремя подписать и довести информацию до лиц, указанных в документах. Облегчить процесс позволяет введение ЭДО (электронного документооборота). Встает вопрос: с чего начать?
Кому это нужно?
При внедрении нового важна мотивация. Изначально нужно понимать, какую практическую пользу принесет введение кадрового ЭДО. На практике выигрывают все:
Компания повышает имидж и приобретает удобный инструмент для автоматизации HR-процессов.
У сотрудников появляется возможность оперативно получать информацию и документы, не посещая офис. Это особенно удобно, если отдел кадров находится в другом городе или по иному адресу, чем основные цеха.
Больше всех выигрывает кадровик. С внедрением КЭДО он сможет:
систематизировать документы по выбранным параметрам, делать отбор по сотруднику, формировать отчетные данные для контролирующих структур в течение нескольких минут;
организовать хранение документов, защитив их от несанкционированного доступа и утраты;
просмотреть историю документа от момента создания до архивирования.
Введение ЭДО создает удобство для взаимодействия с сотрудниками вне зависимости от места нахождения сторон.
Как перейти на КЭДО?
Внедрение любого цифрового продукта строится на «3 китах»:
методология;
технология;
персонал.
Нужно изначально заложить основы, чтобы система работала.
Методология
В процессе разработки методов должны быть заложены правовые основы, особенности кадрового учета. Поэтому к работе подключаются юристы, кадровики, специалисты IT-отдела. При их участии разрабатывается перечень документов и оговаривается привязка электронной подписи.
Результатом совместной работы является:
положение по КЭДО;
соглашение о присоединении сотрудников к кадровому электронному документообороту;
приказ о переходе;
новые процессы.
В положениях о введении КЭДО определяются роли участников, формы документов, участки, электронные подписи.
Технология
Компания 1С предлагает ряд программных продуктов, помогающих внедрить КЭДО:
«1С:Зарплата и управление персоналом»;
«1С:Документооборот КОРП 8»;
«1С:Кабинет сотрудника».
Последний продукт — сервис 1С, где сотрудники могут получать информацию и заказывать справки.
Сотрудники
Для взаимодействия внутри компании и с проверяющими структурами потребуется:
выстроить систему и структуру движения документов;
заказать электронные подписи;
подписать соглашения с сотрудниками;
издать приказ;
начать работу с пилотной группы;
тиражировать процесс;
организовать работу техподдержки.
На это уйдет время и средства, но результат порадует.
Работа с кабинетом сотрудника
Первый шаг перед началом работы — установка корневого сертификата. Его нужно скачать. При подключении в КЭДО формируется электронная подпись сервиса. Это и есть корневой сертификат. Он скачивается в разделе «Администрирование», затем устанавливается и сохраняется.
Следующий шаг — формирование электронной подписи сотрудника. Администратор системы устанавливает флажок «Напоминать об отсутствии подписи», чтобы сотрудники видели, что нужно сформировать сертификаты. В «Профиле» мобильного приложения нужно выбрать «Мои данные», создать и сохранить подпись.
Далее в настройках в разделе «Зарплата» нужно установить флажок «Используется кадровый ЭДО». В разделе «Администрирование» следует установить флажок об использовании электронной подписи.
Специалисты предлагают начинать переход с самых простых документов, что позволит сделать внедрение плавным и комфортным для всех пользователей системы.
Начать дискуссию