Я сама — владелица аутсорсинговой компании и одновременно являюсь работодателем, то есть принимаю и увольняю бухгалтеров разного уровня. Поэтому мне очень хорошо понятно, где грань между плохой квалификацией бухгалтера и отвратительными настройками работы компании. Не всегда плохие итоги работы являются следствием плохой работы бухгалтера. Иногда бухгалтер хорош, а вот с процедурами в компании, мягко говоря, всё не очень.
Из недавнего опыта хочу поделиться итогами разговора с потенциальным клиентом. Гостья описала работу нынешней бухгалтерии (тоже аутсорсинг) и мне показалось, что её всё устраивает, хотя запрос был именно на замену. В ответ на мой вопрос «что не так» хозяйка компании сказала, что в общем всё хорошо, но коммуникаций не хватает. И вот здесь выяснилось, что бухгалтерию менять не обязательно. На том и разошлись. Надеюсь, что мои предложения будут реализованы.
Уж если это звено в компании затратное (какую прибыль оно приносит? никакую, разве что экономит, но под большим вопросом что за ней последует), то в наших руках (я про руководителя) сделать так, чтобы бухгалтерия стала предметом если не постоянной радости, то чтобы хоть явных проблем не приносила.
Принимая во внимание тот факт, что бухгалтеры — люди консервативные и все же не многорукие Шивы, предположу, что в большинстве компаний основной задачей бухгалтеры считают сдачу отчётности. Я считаю, что это не так, но мною опрошенные предприниматели считают эту задачу главной. Ну, пусть будет так.
Раз уж они такие настойчивые в этой уверенности, то вот что можно с этим сделать и как обратить эту настойчивость себе на пользу:
1. Создайте внутри бухгалтерии любой планировщик задач. Установите там все дед-лайны по платежам и отчетам, поставьте ключевые повторяющиеся задачи. Это тот самый случай, что наличие хоть какого-то планировщика лучше, чем его полное отсутствие. Как с управленческим учетом. Это вообще такая штука, которую можно совершенствовать бесконечно. Что не отменяет необходимость его иметь на старте. Не обязательно использовать платные сервисы. Порой достаточно начать с таблицы в xls.
2. Придумайте «конфету» за предоставление сведений о размере предстоявших налоговых выплат за 3-5-7 или сколько вам удобно дней до дед-лайна. В моей бухгалтерии это сделать очень сложно, а в штатной — вполне возможно.
3. Утвердите вместе даты выплаты зарплаты.
4. Утвердите вместе частоту и сроки выплаты дивидендов владельцам компании.
5. Установите последнюю версию 1С. Не жадничайте. Мы работаем в облаке и в конце марта 2020 года это стало для нас спасением.
6. Определите сами процедуру получения закрывающих документов от поставщиков. Сделайте ее максимально простой для бухгалтерии, если вы хотите, чтобы этим нудным занятием занялась именно бухгалтерия. Хотя...какая разница кто этим занимается. Просто сделайте это. Один из наших клиентов сделал так: всем, кто перешел в коммуникациях с ним на ЭДО, была предоставлена разовая скидка. Другой оформлял следующий заказ на свои услуги только после того, как были возвращены оригиналы документов за предыдущий заказ.
Идеальный вариант — внедрить ЭДО в коммуникациях со всеми поставщиками и покупателями. Мы идем к этому и скоро это станет неизбежным атрибутом любой компании. И чем раньше на него перейдете, тем проще будет жить бухгалтеру.
Это самый больной вопрос. Но и его можно решить.
Мы запрашиваем документы по общему правилу 2 раза в месяц. Бывают исключения, но делаем их только если клиент настаивает на том, чтобы предоставлять документы 1 раз в квартал. С теми, кто предоставляет документы 1 раз в квартал за 2 дня до сдачи отчета, мы не работаем. Нам нужны спокойные сотрудники, нервов нам и без клиентов хватает.
И еще: при переходе на ЭДО обязательно установите процедуру подписания документов и направления их контрагенту. Иначе вы не решите проблему, а усугубите её.
7. Придумайте «конфету» для покупателей в части стимулирования возврата закрывающих документов. Я встречала разные варианты. Вплоть до запрета на отгрузку если нет возвратных документов. Или сделайте так, чтобы вам было все равно вернулась вам «закрывашка» или нет.
8. Дайте бухгалтеру доступ к интернет-клиенту (достаточно просмотровой подписи). Пусть у бухгалтера будет доступ к выпискам ежедневный. Тогда сможете с него стрясти информацию, где ваши деньги.
9. Примите участие в написании регламента по работе бухгалтерии в части сбора документов у контрагентов. Мой кейс: клиент считается уведомленным о необходимости предоставлении нужного нам документа только тогда, когда наступило одно из следующих событий :
документ получен,
клиент по электронной почте написал что-то похожее на «отстаньте, я помню, но для меня это неважно, я принимаю ответственность на себя».
10. Отправляйте главбуха и подающих надежды рядовых бухгалтеров на курсы повышения квалификации за ваш счёт. Не бойтесь отпустить в мир квалифицированного специалиста. Бойтесь тех, кто не хочет учиться.
11. Не требуйте от бухгалтеров, чтобы они разговаривали на вашем языке. Это утопия. Лучше сами вникните в технику учёта, ознакомьтесь с терминами и не дайте себя обмануть. Хотя за 20 лет практики было лишь два случая осознанного рвения предпринимателей познать дебри бухучета хотя бы в лайт-версии. Мы для определения этого навыка у кандидата даём письменные вопросы и предлагаем отвечать исходя из того, что будут читать предприниматели. Только двое из 10 могут на человеческом языке описать разницу между кредитом и займом.
12. Посматривайте на акты сверки с налоговым органом. Там вы много чего интересного можете для себя почерпнуть. Для этого установите жёсткое требование к бухгалтерии о получении акта сверки ежеквартально после уплаты всех налогов. Мы запрашиваем сверку взаиморасчетов каждый месяц 5 числа. Нам так удобно. Недоимки в пределах 1000 рублей мы сразу выставляем на оплату. Если сумма недоимки больше этой суммы, то выясняем откуда ноги растут, согласовываем платеж с руководителем компании.
13. Ищите своего главбуха.
Чтобы откликалось.
Чтобы прОактивный.
Чтобы с головой.
Чтобы занят и работой, и домом, и семьёй, и хобби.
То есть без перекосов и фанатизма.
Нереально? Реально, поверьте. Я знаю, о чем пишу. Правда, для поиска таких специалистов у нас есть hr-специалист Анна, ибо если этим заниматься самой, то ничем другим уже заниматься не получится.
Интересно то, что чем лучше в компании настроен документооборот и регламентированы процедуры взаимодействия между подразделениями, тем проще ведется учет, тем меньше затрат на бухгалтерию, тем прозрачнее бизнес и быстрее он растет. Хотя...Америку я точно не открыла. Но все же.
Комментарии
1можно, только надо мозги и время