Как должно быть
Если строго следовать ст. 124 ТК, то недопустимо копить отпуска более чем за 2 года. Даже если трудоголик этого не желает, его прямо-таки необходимо отправить в отпуск. Как именно — очень просто: включить в график отпусков. Ведь, согласно ст. 123 ТК, этот документ обязателен не только для работодателя, но и для трудящегося. Чтобы соблюсти требования закона, нужно:
Не менее чем за 2 недели до «старта» отпуска известить сотрудника в письменном виде.
Начислить и выплатить отпускные.
Эти действия гарантируют работодателю безопасность от претензий трудинспекторов.
Увы, в большинстве случаев все вышеописанное— недостижимый идеал. И как исправить ситуацию, когда трудоголик накопил отпусков за 3–4 года и более?
Точка зрения № 1: учитывать отпуск только за текущий период
При таком подходе все отпуска прошлых лет были запланированы в графиках за соответствующие периоды. Если работник не пошел в какой-то из отпусков, должен был быть оформлен перенос отпуска, который продолжает учитываться в рамках графика соответствующего года.
Сторонники такой позиции считают, что в графике можно указать отпуск лишь за текущий период. Таким образом, если все переносы отпусков в прошлых периодах были оформлены корректно, то у работодателя сохраняется право отправить «трудоголика» в отпуск в указанные в заявлении даты.
Точка зрения № 2: включать в график все отпуска
Это более распространенная точка зрения: включать в график все отпуска, в том числе и предоставленные за прошлые годы. Это связано с тем, что на практике работодатели зачастую не оформляют переносы отпусков или «обнуляют» их в конце года.
Если работодатель письменно не оформил переносы отпуска и нет сводного актуального графика отпусков с учетом переносов прошлых лет, то удобным способом будет «запланировать неотгулянные дни еще раз».
Проще и удобнее вести график отпусков в электронной форме. В сервисе EasyDocs есть возможность автоматически формировать запросы на графики отпусков с учетом всех доступных видов отпуска каждого сотрудника, а также с учетом неиспользованных дней отпуска прошлых лет. При этом расчет неиспользованных дней отпуска может производиться одним из двух способов:
1) С учетом фактических дней неиспользованного отпуска на дату формирования запроса.
2) С учетом неиспользованных дней отпуска по состоянию на 31 декабря текущего года за минусом дней отпуска, которые уже проведены в 1С до конца года.
Как предоставлять неотгулянные в прошлом отпуска
ТК этот вопрос не регламентирует. На практике прослеживаются 2 подхода.
Первый подход: сначала предоставить отпуск текущего периода — потом «просроченный».
Для этой точки зрения есть основания: ст. 122 ТК требует предоставлять отпуск ежегодно, стало быть, «текущий» в приоритете. Сторонники этого подхода ссылаются на разъяснения Роструда о том, что ТК «не содержит положений, которые предусматривают использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности» (письмо от 01.03.2007 № 473-6-0).
Второй подход: предоставлять отпуска в хронологическом порядке.
Например, если сотрудник не отгулял отпуска за 2020 и 2021 года — нужно предоставить отпуск сначала за 2020, потом за 2021 год, и так до текущего года. Тут тоже есть своя логика: постепенно сокращая «долг», работодатель исправляет нарушение и, одновременно, исполняет требования ст. 122 ТК — предоставить отпуск в текущем году.
Интересно что, адепты этого подхода ссылаются на те же разъяснения Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0. И вновь логично: Роструд не запрещает предоставлять отпуска в хронологической последовательности.
На практике возможны оба подхода. Главное: выбрать тот, который представляется более приемлемым, и закрепить локальным нормативным актом.
В EasyDocs при формировании заявлений на отпуск или перенос отпуска после согласования с руководителем документы попадают в расширение для 1С: ЗУП, где кадровые специалисты могут автоматически сформировать соответствующий документ 1С (отпуск или перенос в графике отпусков). При этом все данные из документа, включая ФИО, должность, подразделение и даты периодов отпуска, автоматически подгрузятся. То есть работа по вводу данных из заявлений выполняется автоматически, а кадровому специалисту остается только проконтролировать данные и провести их в учетной системе.
В заключение ответим на два вопроса.
По сколько дней предоставлять неотгулянные отпуска?
Ответ тут может быть один: сколько угодно. ТК не регулирует этот вопрос, и, если работодатель предоставит весь неотгулянный отпуск разом, он исключает конфликт с ГИТ. Так что смело можно погашать «долги» в любом объеме, который не навредит нормальной работе.
Корректно ли отправлять работника в отпуск по выходным дням, чтобы погасить накопленные дни прошлых лет?
Если работодатель оформляет сотрудникам части оплачиваемого отпуска всего на 2 дня, которые выпадают на субботу и воскресение, ему грозит штраф за нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.
К тому же если работник, когда и так должен отдыхать числится в отпуске, а в понедельник выходит на работу, Минтруд трактует это как скрытую компенсацию за неиспользованную часть отпуска (письмо от 07.12.2023 № 14-2/ООГ-9754). Получается, что у работника сокращается количество дней неиспользованного отпуска, и он получает деньги без увольнения.
Совпадение краткосрочного отпуска с выходными не считается нарушением, если, например, отпуск работника начинается в субботу и длится до пятницы следующей недели. При этом захватываются обычные рабочие дни.
Чтобы не допускать просрочек по отпускам, контролировать сроки «отправки» работников на отдых — и, в итоге, избежать любых претензий ГИТ из-за потерявшихся заявлений, записок и т.п., используйте все возможности кадрового электронного документооборота EasyDocs. Быстрый старт, точный учет и никаких бумаг!
Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров
Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов
Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:
Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KQoL2
Начать дискуссию